Kuidas kutsuda kokku koosloome meeskondi…
Edukate, toimivate lahendusteni jõudvate koosloome meeskondade kokkukutsumine nõuab hoolikat planeerimist ja teostamist.
Peamised koosloome meeskondade kokkukutsumise sammud on:
- meeskonda osalejate väljaselgitamine – inimeste (organisatsiooni esindajate, spetsialistide) valimine, kellel on projekti edule kaasaaitamiseks vajalikud oskused, teadmised, kogemused, ka huvid ja perspektiivid.
Paremate tulemuste saavutamiseks on otsustava tähtsusega, et koosloome meeskonda on kaasatud erinevad osapooled (võimaluse korral kõik teemaga seotud siht- ja sidusrühmad või nende esindajad). Erinevad vaatenurgad, mida osalejad välja toovad, viivad läbimõeldud otsuste tegemiseni. Lisaks aitab erinevate osapoolte kaasamine otsustusprotsessi suurendada läbipaistvust ja vastutust, aitab luua usaldust ja tugevdada osapoolte vahelisi suhteid, mis toob omakorda kaasa edukama koostöö tulevikus. Ka tunnevad osalejad end tõenäolisemalt teema või probleemi „omanikuna”, mis omakorda vähendab osalejate vastupanu muutustele.
Lisaks aitab siht- ja sidusrühmade kaasamine otsustusprotsessi varakult tuvastada võimalikud konfliktikohad, valupunktid või erimeelsused, võimaldades tõhusamat konfliktide ja probleemide lahendamist.
-
- suhtlemise ja koostöö suuniste kehtestamine – esimesel kohtumisel, võimalusel ka enne esimest kotumist ja vajadusel ka vahepealsel ajal lepivad meeskonnaliikmed kokku üldised protsessi reeglid, nt kuidas meeskonnaliikmed omavahel suhtlevad, kuidas otsuseid tehakse ja konflikte lahendatakse.
Siinkohal on oluline tagada, et meeskonnaliikmetel on ühine arusaam projekti eesmärkidest. Selgete eesmärkide seadmine on tõhusa koosloome jaoks ülioluline. Kohe protsessi alguses tuleb määratleda kõigi osalejatega koos probleemi või väljakutse ulatus, mille kallal meeskond tööle hakkab ja proovitakse sõnastada ka ligikaudne soovitud tulemus.
Selged eesmärgid ja oodatav tulemus loovad raamistiku meeskonnatööle ning aitavad tagada, et kõik osalejad on motiveeritud töötama ühise eesmärgi nimel.
-
- osaliste ühises infoväljas hoidmine – osalejatele pidev info jagamine, mis senini tehtud, kuhu on jõutud ja kuhu protsessiga edasi liigutakse. Sealhulgas kohtumiste ajakava kommunikeerimine – kus ja millisel viisil kohtutakse (füüsiliselt ühes ruumis või virtuaalselt; kui pikalt kohtumised kestavad jne).
- regulaarsete meeskonnakohtumiste korraldamine – osalejad saavad oma aega planeerida ja anda ka teistele oma ajalise raami meeskonnakohtumistel panustamiseks.
Kokkuvõttes: erinevate osapoolte kaasamine otsustusprotsessidesse viib edukamate tulemusteni, tagades, et kõik erinevad vaatenurgad käsitletavale teemale on arvesse võetud.
Head koosloomist!
Koosloome teemaliste artiklite sarja ilmumist toetab EMP toetuste Aktiivsete Kodanike Fond, mida vahendab Avatud Eesti Fond koostöös Vabaühenduste Liiduga.
[btx_image image_id=”2148″ link=”/” position=”center”][/btx_image]